Quản lý hàng hóa trong kho là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí. Một hệ thống quản lý khoa học không chỉ giúp kiểm soát tồn kho chính xác mà còn đảm bảo quy trình xuất nhập diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ 10 nguyên tắc vàng mà bất kỳ chủ kho hay nhà quản lý nào cũng nên áp dụng để nâng cao hiệu suất làm việc và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Giúp tiết kiệm thời gian, công sức
Trong quản lý hàng hóa trong kho, nguyên tắc không chỉ là những quy định khô khan mà còn là “xương sống” giúp toàn bộ hoạt động lưu trữ và vận hành diễn ra trơn tru, giảm thiểu sai sót. Khi có một hệ thống nguyên tắc rõ ràng, từ việc sắp xếp vị trí, kiểm soát tồn kho đến quy trình xuất nhập, mọi thao tác đều trở nên khoa học và nhất quán. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát, thất thoát hàng hóa. Hơn nữa, các nguyên tắc quản lý kho đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp nhân sự mới nhanh chóng nắm bắt công việc, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng kiểm soát hiệu suất và ra quyết định kịp thời. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và yêu cầu giao hàng nhanh chóng, việc tuân thủ nguyên tắc quản lý kho là yếu tố sống còn để duy trì hiệu quả và uy tín của doanh nghiệp.
Khi tiến hành kiểm kê hàng hóa, việc thiếu không gian làm việc cho nhân viên quản lý kho có thể dẫn đến nhiều rủi ro không đáng có. Do đó, các chủ kinh doanh cần quan tâm đến vị trí đặt kho và diện tích kho phù hợp, tránh tận dụng tạm một khu vực nhỏ hẹp với suy nghĩ kho hàng không quá quan trọng.
Thay vì vậy, doanh nghiệp nên bố trí kho ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho quá trình nhập – xuất và giao nhận hàng. Cách sắp xếp hợp lý này không chỉ giúp giảm thiểu tối đa sai sót và rủi ro, mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành.
Với bất kỳ loại sản phẩm nào, việc tổ chức hàng hóa trong kho theo phương pháp 5S là yếu tố then chốt giúp quá trình tìm kiếm, di chuyển, cũng như xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.
Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp trở ngại trong việc bố trí hàng hóa, vật tư một cách hợp lý, cả về quản lý trên giấy tờ lẫn sắp xếp thực tế tại kho. Vậy đâu là những nguyên tắc chuẩn để sắp xếp kho hàng hiệu quả? Bạn có thể tham khảo chi tiết trong bài viết “5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ”.
>>>Xem ngay: Kho hàng thực phẩm nên sử dụng xe đẩy hàng nhiều tầng nào?
Nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO) đóng vai trò then chốt trong quản lý hàng tồn kho. Hiểu đơn giản, những sản phẩm được đưa vào kho sớm sẽ được ưu tiên xuất ra trước, và ngược lại.
Điều mà các nhà kinh doanh cần lưu ý là phương pháp này không chỉ áp dụng cho các mặt hàng dễ hư hỏng hoặc có hạn sử dụng, mà ngay cả với sản phẩm công nghệ, quần áo thời trang hay nhiều loại hàng hóa khác cũng nên thực hiện. Việc duy trì nguyên tắc này giúp quá trình quản lý tồn kho trở nên tối ưu, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng.
Định mức tồn kho là lượng hàng hóa được xác định và duy trì thường xuyên trong kho, nhằm đảm bảo có thể đáp ứng nhu cầu phát sinh kịp thời và giúp hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Việc quản lý hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn khi doanh nghiệp thiết lập được mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng. Điều này có nghĩa là số lượng của mỗi sản phẩm không nên giảm xuống dưới mức tối thiểu, cũng như không được vượt quá mức tối đa đã quy định.
Để xác định mức tồn kho tối ưu, cần dựa trên một số yếu tố như: lượng hàng hiện có trong kho, số lượng đơn đặt hàng của khách, khả năng cung ứng từ nhà cung cấp, cùng với tốc độ tiêu thụ của từng sản phẩm.
Ngoài ra, định mức tồn kho không phải là cố định, mà có thể thay đổi tùy theo thời điểm. Doanh nghiệp nên tiến hành rà soát và đánh giá định kỳ, chẳng hạn theo từng quý, để đảm bảo mức tồn kho hiện tại vẫn phù hợp với tình hình kinh doanh. Nếu nhận thấy không còn đáp ứng yêu cầu thực tế, cần nhanh chóng điều chỉnh nhằm tối ưu hóa công tác quản lý kho.
Sử dụng máy quét để đọc thông tin nhanh chóng
Việc sử dụng mã vạch giúp doanh nghiệp và công ty dễ dàng xác định chính xác sản phẩm cần tìm, thay vì phải mất thời gian kiểm tra thủ công từng mặt hàng trong một kho hàng rộng lớn.
Khi hàng hóa được gắn mã vạch, nhân viên chỉ cần sử dụng máy quét để đọc thông tin, dữ liệu về số lượng tồn hoặc biến động hàng hóa sẽ tự động được cập nhật nhanh chóng lên phần mềm quản lý. Cách làm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa sai sót do nhập nhầm số liệu.
>>>Đừng bỏ lỡ: Kinh nghiệm chọn mua xe đẩy hàng chất lượng
Với các doanh nghiệp hiện nay, số lượng đơn hàng xuất kho cho khách thường tăng đều mỗi ngày. Do đó, khâu xác nhận đơn và bàn giao cho bộ phận đóng gói, xuất hàng cần được giám sát nghiêm ngặt nhằm hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh.
Quy trình kiểm tra chất lượng hai bước được thực hiện bằng cách đối chiếu thông tin giữa đơn đặt hàng và danh sách sản phẩm đã chọn, đảm bảo mã hàng và số lượng hoàn toàn khớp nhau. Đây cũng là thời điểm để nhân viên rà soát kỹ lưỡng, kiểm tra tình trạng hàng hóa và chắc chắn rằng sản phẩm gửi đi không gặp bất kỳ lỗi nào. Chủ doanh nghiệp nên giao nhiệm vụ này cho những nhân sự giàu kinh nghiệm, am hiểu về kho hàng và quy trình vận hành của công ty. Làm được như vậy sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý, giảm thiểu chi phí phát sinh từ những sự cố không đáng có.
Quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng và hiệu quả
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc kiểm kê kho định kỳ là bước không thể thiếu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa. Thông thường, hoạt động này nên được tiến hành khoảng 6 tháng một lần nhằm xác nhận số lượng tồn thực tế và đánh giá chất lượng sản phẩm trong kho.
Để quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, chủ doanh nghiệp nên phân công một nhóm từ 2 đến 3 nhân viên phối hợp thực hiện.
Một số phương pháp kiểm kê kho phổ biến gồm:
Đặc biệt, toàn bộ kết quả kiểm kê cần được lập thành biên bản theo mẫu quy định của công ty để lưu trữ và phục vụ công tác đối chiếu sau này.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc xác định thứ tự ưu tiên luôn đóng vai trò quan trọng, và quản lý hàng tồn kho cũng không nằm ngoài nguyên tắc đó. Trong kho, sẽ có những mặt hàng cần được chú ý nhiều hơn so với các sản phẩm khác. Để xác định mức độ quan tâm phù hợp, chủ kinh doanh có thể áp dụng phương pháp phân loại ABC, giúp đánh giá và chia hàng hóa thành 3 nhóm dựa trên các tiêu chí sau:
Lean Manufacturing là một phương pháp quản trị hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho sao cho luôn đáp ứng đủ nhu cầu thị trường nhưng không dư thừa quá mức, tránh gây tốn kém cho chi phí sản xuất và lưu trữ.
Vòng quay tồn kho (Inventory turnover) là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp ước tính được thời điểm cần nhập hàng mới. Thông qua việc tính toán chỉ số này, doanh nghiệp có thể đưa ra dự báo chính xác hơn về nhu cầu thị trường.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho cho thấy số lần hàng hóa được nhập trong một kỳ nhất định, từ đó xác định thời gian trung bình để tiêu thụ hết lượng hàng đang có. Dựa trên dữ liệu này, chủ kinh doanh có thể lập kế hoạch nhập hàng với số lượng hợp lý và thời gian phù hợp.
Áp dụng đúng 10 nguyên tắc trên sẽ giúp quản lý hàng hóa trong kho khoa học, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí vận hành. Để hỗ trợ quá trình này, bạn có thể tham khảo các thiết bị, công cụ lưu trữ và vận chuyển hàng hóa tại xekeohang – nơi cung cấp giải pháp giúp kho vận hành mượt mà và hiệu quả hơn.
